Dokumentenmanagementsystem VIS

Der digitale Wandel braucht smarte Lösungen

Der digitale Wandel stellt die öffentliche Verwaltung vor einige Herausforderungen. Kommunen ersetzen die Aktenführung auf Papierbasis sukzessive durch die elektronische Akte. Für weniger Kosten und mehr Effizienz sind ausgereifte Systeme gefragt. Fast alle Arbeitsplätze einer Kommune sind beim Umstieg auf die elektronische Aktenführung betroffen. Die Verwaltung unterliegt dem Prinzip der Aktenmäßigkeit: Eine E-Akte ist nur dann zulässig, wenn sie komplexe rechtliche Vorgaben einhält. Die E-Government-Gesetze von Bund und Ländern und das Bundesgesetz zur Umsetzung der E-Rechnungsrichtlinie stellen dazu strenge Anforderungen.
Digitales Dokumentenmanagement kann die Arbeitsprozesse in der öffentlichen Verwaltung nachhaltig optimieren. Ein geeignetes System wird benötigt, welches schnell und einfach in der Handhabung ist und die gesetzlichen Vorgaben vollständig umsetzt.


Unsere Lösung für Sie:

Mit VIS verwalten Sie Akten, Vorgänge und Dokumente durch ein modulares E-Aktensystem. Das Dokumentenmanagement setzt das „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit" vollständig um. Spezialisierte Client-Anwendungen für unterschiedliche Nutzergruppen garantieren eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern.

Ihre Vorteile

  • integrierter Aktenplan (zum Beispiel: Sächsischer Aktenplan, Rahmenproduktplan)
  • revisionssichere Datenablage
  • Microsoft Office Integration (Schriftguterzeugung auf bekannten Wegen direkt aus der E-Akte heraus)
  • Schriftgutregistratur
  • Integrierte elektronische Vorgangsbearbeitung / Workflows (die Akte "wandert" nicht mehr)
  • Leicht integrierbar in vorhandene IT-Strukturen

Das Verfahren bietet Ihnen:

  • vielseitige Client-Anwendungen: WebClient, SmartClient, MobileClient, TaskClient
  • Volltextrecherche
  • Bidirektionale Schnittstellen zu etablierten kommunalen Fachverfahren (Finanz- und Sozialverfahren, OWIG, verkehrsrechtliche Anordnungen, Geoinformationssystemen)
  • medienbruchfreie Übertragung ausgewählter Metadaten in Sachregistratur und Fachverfahren
  • Digitale Posteingangsbearbeitung verschiedener Formate (analog und digital)
  • Posteingangs- und Postausgangsbücher inkl. Scannerschnittstelle
  • automatische Datei-Versionierung
  • administrierbare Adressverwaltung
  • strukturierter Export-/ Import (Akten/ Vorgänge/ Dokumente/ Adressen/ Recherchen)
  • Definition beliebiger Aktentypen (Bauakte, Sitzungsakte, Personalakte, ...)
  • beliebige Informationsfelder als Metadaten am Schriftgut
  • vorstrukturierte Akten, Vorgänge, Dokumente inkl. Dokumenten-Vorlagen
  • Schnittstelle Office und Outlook
  • Webservices zur Erweiterung der Schnittstellenfunktionalität

Ihr Ansprechpartner

Lars Lubjuhn
Leiter Bürgerservices und Personalwesen
  • Add-On Elektronische Signatur (Governikus)
  • Posteingangslösung KISA.Post
  • Allgemeine Schnittstelle zum Import von verschiedenen Datenbeständen auf Basis KISA.Dalli
  • Digitale Posteingangslösung für e-Rechnungen (derzeit auf Basis des ZUGFeRD-Standards)
  • Umfangreiche Schnittstellen zu kommunalen Fachverfahren (BALVI iP, OPEN/PROSOZ, SASKIA.de-IFR, CARDO-GIS, OK.Vorfahrt, Wohngeldverfahren DiWo u.v.m.)
  • Schnittstelle zu elektronischer Poststelle für automatisierten Druck- und Versand des erzeugten Schriftgutes, z.B. im Rechenzentrum
  • Projektbegleitung und umfangreiches Know-How bei der Einführung von Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystemen in Kommunen
  • Beratungsleistungen zur Gestaltung, Modellierung und Optimierung von Prozessen
  • Vorgefertigte Ablagestrukturen inklusive Geschäftsgangmustern, abgeleitet aus Referenzprozessen (z. B. Fachkonfigurationen "Kasse" + "Steuern")
  • Erstellung von individuellen Ablagestrukturen für Fachämter
  • VIS-Grundlagenschulung interaktiv und als Frontalschulung
  • VIS-Administrationsschulung
  • Interaktive erweiterte Schulungen als Module (z. B. "Recherche im VIS")
  • Einführungsbegleitung zum Produktivstart durch unsere Mitarbeiter in Kooperation mit dem Kunden

Zertifizierungen:

Name des Zertifikats:
DOMEA-Zertifizierung 2005

zertifizierende Institution:
Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern

Gültigkeitsdauer:
unbefristet

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