Sitzungsmanagement

Papierberge - Nicht mit uns!

Irgendetwas stimmt nicht: anstelle eines aufgeräumten, fast papierlosen Büros türmen sich auf dem Schreibtisch des Stadtoberhauptes Papierberge, soweit man blicken kann. Aber wohin mit dem ganzen Papierkram? Das betrifft nicht nur Arbeitsunterlagen der laufenden Verwaltung, auch die Unterlagen zu den jeweiligen Gremien befinden sich in Bergen von Papier. Um Bürger und Verwaltungsmitarbeiter besser erkennen zu können hilft nur eins: aufräumen, ausmisten und DIGITALISIEREN!

Unsere Lösung für Sie:

more! rubin Sitzungsdienst: und die Papierberge zur Gremienarbeit verschwinden. Sitzungen, Beratungen und Versammlungen, welche die Gremienarbeit einer kommunalen Verwaltung bestimmen, werden in eine entsprechende Softwareanwendung gepackt. Mit more! rubin Sitzungsdienst können Sie Ihren gesamten Sitzungsdienst abwickeln. Das Programm unterstützt Sie bei der zentralen und dezentralen Erstellung von Sitzungsvorlagen, Sitzungseinladungen, Protokollen bis hin zur Beschlusskontrolle und der Sitzungsgeldabrechnung. Das Ratsinfosystem als Modul des Programmes unterstützt Sie außerdem bei der Recherche von Sitzungsunterlagen. Also: Papierberge adé!

Ihre Vorteile:

  • ein leistungsstarkes System für die Abwicklung aller Gremienaufgaben
  • mehr Transparenz im Sitzungsdienst und in der politischen Außenwirkung
  • nahtlose Integration in bestehende Workflows
  • zentrale und dezentrale Erfassung von Vorlagen
  • schnelle und einfache Sitzungsgeldabrechnung
  • elektronisches Freigabe- bzw. Mitzeichnungsverfahren
  • Versand sämtlicher Unterlagen per Post und/oder E-Mail
  • komfortabler Druckmanager zum einfachen Anlegen von Sitzungsmappen
  • Protokollbearbeitung mit Beschlusserstellung und Beschlussauszügen
  • Schnittstellen zu Fachverfahren (z. Bsp. Abrechnung von Sitzungsgeld mit Übergabe der SOLL-Stellung in das kommunale Finanzverfahren)

Das Verfahren bietet Ihnen:

  • Protokoll und Beschlusskontrolle

    Nach der Sitzung ist die Gremienarbeit jedoch nicht zu Ende. Die Nacharbeit beginnt mit der Erstellung des Protokolls. Mit more! rubin fertigen Sie automatisch die gefassten Beschlüsse aus. Die entsprechenden internen und externen Informationen erfolgen direkt aus dem System. So leiten Sie komfortabel die Umsetzung in die Wege und kontrollieren den aktuellen Status. Mit Kontrolle im besten Sinne unterstützt more! rubin die Kommune und vereinfacht die effiziente Steuerung.

    Ihre Vorteile:

    • Beschlussauszüge werden automatisch dokumentiert.
    • Die zuständigen Stellen erhalten Nachricht über Aufgaben und Termine.
    • Verantwortlichkeiten sind eindeutig definiert und festgehalten.
    • Der aktuelle Stand der Bearbeitung ist jederzeit klar erkennbar.

  • Sitzungsgeldabrechnung

    Das Sitzungsgeldmodul von more! rubin ist im System vollständig integriert. Es hat Zugriff auf die hinterlegten Satzungsregelungen in den Stammdaten. Zusätzlich nutzt es die vorliegenden Sitzungsprotokolle mit den zugehörigen Teilnehmerlisten und registrierten Zeiten. Ist die Entschädigungssatzung im System erfasst, erfolgt die Berechnung der auszuzahlenden Entschädigungen automatisch: Fahrtkosten, Sitzungsgelder, Verdienstausfälle und weitere Entschädigungsarten werden für jeden einzelnen Teilnehmer berechnet. Automatisch erfolgt auch die Übergabe an beliebige Finanzverfahren zur Verbuchung und Auszahlung. So reduzieren Sie Fehlerquellen und vermindern deutlich Ihren Aufwand.

  • Sitzungsplanung

    Sitzungen planen, Termine für den Sitzungskalender erstellen, Niederschriften anfertigen: Als Ihr persönlicher Assistent vereinfacht more! rubin die Vorbereitung und Ablaufplanung aller Arten von Sitzungen. Neben der strukturierten und vordefinierten Planung ermöglicht more! rubin jederzeit Ad-Hoc-Eingriffe bei kurzfristigen Änderungen. Unkompliziert erstellen Sie Tischvorlagen und nehmen manuelle Erweiterungen der Tagesordnung vor.

     Ihre Vorteile:

    • Übersicht über die erledigten Arbeitsschritte
    • Erstellen von Sitzungsmappen inklusive aller Anlagen
    • Versand aller Sitzungsunterlagen auch per E-Mail
    • Individuelle Freigabe der Sitzung für die Infosysteme

  • Terminverwaltung

    Im integrierten Sitzungskalender haben die Mitarbeiter aktuelle Termine und anstehende Aufgaben nach dem Programmstart sofort im Überblick.

    Ist die Software nicht im Einsatz, stehen alle Termine zeit- und ortsunabhängig auch im Webkalender zur Verfügung. Für komfortable Unterstützung und sichere Workflows sorgt der integrierte Terminassistent: Die Funktion erinnert per Mail selbsttätig an Fristen und Wiedervorlagen. So gerät nichts in Vergessenheit.

     

  • Vorlagenverwaltung

    Vorhandene Vorlagen rufen Sie direkt aus einer zentralen Übersicht auf und bearbeiten Sie sofort weiter. Neue Vorlagen legen Sie über Knopfdruck an. Alle wichtigen Informationen und den Status der Beratungsfolge haben die Mitarbeiter sofort im Blick. Externe Dokumente fügen Sie als Anlage intuitiv und selbsterklärend hinzu. So arbeiten auch Anwender, die selten Vorlagen schreiben, schnell und produktiv. Für die Vorlagenerstellung nutzen Sie das Textprogramm, das bereits etabliert ist: Also z.B. Microsoft Word oder Open-Office. Das Einarbeiten in einen zusätzlichen Editor ist nicht notwendig. Individuelle Workflows Ihrer Organisation lassen sich in more! rubin abbilden. Jede Vorlage lässt sich direkt und ohne Papierweg weiterleiten. So befindet sie sich immer genau dort, wo sie zur Information oder weiteren Überarbeitung benötigt wird. Terminaufgaben und der elektronische Mitzeichnungslauf unterstützen die papierarme Verwaltung bei der Vorlagenerstellung: Sie informieren andere Bereiche der Verwaltung direkt und fordern zur Zuarbeit auf. Die Freigabe für Sitzungsvorlagen erfolgt medienbruchfrei auf elektronischem Weg. Informationen werden unkompliziert per E-Mail weitergeleitet

    Ihre Vorteile:

    • elektronische Mitzeichnung und Freigabe
    • zentrale und dezentrale Vorlagenerstellung
    • einfache und übersichtliche Bedienung - alles auf einen Blick

Ihr Ansprechpartner

Lars Lubjuhn
Leiter Bürgerservices und Personalwesen

Zusatzmodule und Schnittstellen:

  • „DiPolis“ - die Tablet-App

    Mobile Endgeräte haben heute einen festen Platz in fast allen Lebensbereichen. Es gibt viele Gründe, die Vorteile leistungsfähiger, mobiler Tablets auch für die Gremienarbeit nutzbar zu machen. Tablets sind vielseitig und für jeden leicht zu bedienen. Sie sind ideal geeignet, um digitale Gremienarbeit noch mobiler und flexibler zu machen. Dafür gibt es DiPolis, die Tablet-App für die Digitalen Politischen Infosysteme von more! rubin. Mit DiPolis hat jedes Gremienmitglied die gesamten Sitzungsunterlagen aktueller und früherer Zeiträume immer und überall verfügbar. Das interne Ablagesystem und die Authentifikation beim Start der App schützen die Dokumente vor unberechtigtem Zugriff.

    Übersichtlich und mit einem Fingerwisch lassen sich Sitzungsunterlagen zeit- und ortsunabhängig anzeigen, ordnen und bearbeiten. Durch den integrierten PDF-Viewer werden keine weiteren Apps benötigt. Blättern Sie durch die komplette Sitzungsmappe oder springen Sie gezielt auf einzelne Seiten. Hinterlegen Sie eigene Kommentare und handschriftliche Anmerkungen. Ausgewählte Textbereiche markieren Sie mit der Textmarker-Funktion in verschiedenen Farben. Ein Highlight für die komfortable Bedienung ist die Suchfunktion: Alle Kommentare, Notizen, Anmerkungen und Markierungen dienen auch als Suchkriterium. Ergänzungen in den Sitzungsmappen werden gespeichert und stehen auch ohne Internetzugang offline zur Verfügung.

  • Druckmanager

    Der Druckmanager unterstützt Sie in der Vorbereitung und im Druck der Sitzungsunterlagen und spart Ihnen damit wertvolle Arbeitszeit: Langwieriges Kopieren, manuelles Sortieren und aufwendiges Zusammenlegen von Papierbergen gehören der Vergangenheit an. Durch individuelle Zuordnung von Druckgruppen pro Person und Gremium erhalten alle Sitzungsteilnehmer die persönlichen Unterlagen auf Knopfdruck.

  • PDF-Stamper

    Angezeigte Unterlagen erhalten eine persönliche Markierung der jeweiligen Nutzer: Der PDF-Stempel von more! rubin fügt in Dokumente und Anlagen ein Wasserzeichen der angemeldeten Mandatsträger ein. Die persönliche Kennung der Dokumente fördert den bewussten Umgang mit sensiblen Daten. Sie steigert die Hemmschwelle zur unberechtigten Weitergabe an Dritte. Selbstverständlich wird das Wasserzeichen auch beim Ausdruck aufgebracht. Die Markierung durch den PDF-Stamper erfolgt bei allen im Sitzungsdienst erstellten PDF-Dokumenten. Sie kommt auch bei Anlagen zum Einsatz, die im JPG-Format oder als unverschlüsselte PDF hinterlegt wurden.

  • Protokoll und Beschlusskontrolle

    Nach der Sitzung ist die Gremienarbeit jedoch nicht zu Ende. Die Nacharbeit beginnt mit der Erstellung des Protokolls. Mit more! rubin fertigen Sie automatisch die gefassten Beschlüsse aus. Die entsprechenden internen und externen Informationen erfolgen direkt aus dem System. So leiten Sie komfortabel die Umsetzung in die Wege und kontrollieren den aktuellen Status. Mit Kontrolle im besten Sinne unterstützt more! rubin die Kommune und vereinfacht die effiziente Steuerung.

    Ihre Vorteile:

    • Beschlussauszüge werden automatisch dokumentiert.
    • Die zuständigen Stellen erhalten Nachricht über Aufgaben und Termine.
    • Verantwortlichkeiten sind eindeutig definiert und festgehalten.
    • Der aktuelle Stand der Bearbeitung ist jederzeit klar erkennbar.

  • Rats- und Bürgerinfosystem

    Rats- und Bürgerinformationssystem

    Für zahlreiche Daten und Dokumente ist die Veröffentlichung im Internet sinnvoll. Dabei kann die Kommune gezielt steuern, welche Informationen dem jeweiligen Adressatenkreis zur Verfügung stehen: Intern für Mitarbeiter und für Mandatsträger, extern für Bürger und die allgemeine Öffentlichkeit. Das detaillierte Rechte- und Rollensystem ermöglicht maximale Steuerungsmöglichkeiten und gewährleistet den vorgeschriebenen Datenschutz. Im internen, passwortgeschützten Bereich legen Mandatsträger ihre individuelle Informationszentrale „Mein RIS“ an. Auf einen Blick erhalten sie dort eine Übersicht über alle anstehenden Termine und neu eingestellten Sitzungsunterlagen. Eine zeitaufwendige Suche nach bestimmten Dokumenten entfällt und der Kommunikationsaufwand verringert sich deutlich.

    weitere Vorteile:

    • Fügen Sie aus ausgewählten Dokumenten persönliche Sitzungsmappen zusammen, inklusive Seitennummerierung und Inhaltsverzeichnis. Die Mappen laden Sie als PDF herunter. Offline-Bearbeitung ist möglich.
    • Markieren Sie Favoriten (Sitzungen, Vorlagen, Beschlüsse) und greifen Sie ohne Umwege darauf zu.
    • Erstellen Sie eigene Notizen zu Tagesordnungspunkten und geben Sie diese für ausgesuchte Sitzungsteilnehmer oder Fraktionskollegen frei.
    • Binden Sie Ihr persönliches Wasserzeichen auf allen Unterlagen ein.
    • Bleiben Sie mit aktivierten RSS-Feeds ständig aktuell informiert.

  • RIS-Menü-Editor

    Mit dem RIS-Menü-Editor erstellen Sie individuelle Menüpunkte innerhalb des Ratsinformationssystems. Diese erweitern Sie nach Belieben einfach um weitere Untermenüpunkte und Inhalte: Auf diese Weise veröffentlichen Sie komfortabel relevante Satzungen und ähnliche Dokumente.

  • Terminverwaltung

    Im integrierten Sitzungskalender haben die Mitarbeiter aktuelle Termine und anstehende Aufgaben nach dem Programmstart sofort im Überblick.

    Ist die Software nicht im Einsatz, stehen alle Termine zeit- und ortsunabhängig auch im Webkalender zur Verfügung. Für komfortable Unterstützung und sichere Workflows sorgt der integrierte Terminassistent: Die Funktion erinnert per Mail selbsttätig an Fristen und Wiedervorlagen. So gerät nichts in Vergessenheit.

     


  • fachliche Betreuung
  • Installations- und Konfigurationsleistungen
  • Qualifizierte Verfahrenshilfen durch Hilfstexte und Handbücher
  • sicherer Betrieb des Ratsinformationssystems im Rechenzentrum

Haben Sie Interesse an Individualschulungen, dann sprechen Sie uns an!