Die Zukunft der Kommunen ist digital
eGovernment soll den Kontakt der Bürger zur Verwaltung um einen Kanal ergänzen
Am 26. und 27. Mai 2011 fand im traditionsreichen GebäudeEnsemble Dresden Hellerau das KISA SASKIA Forum statt. Als Veranstalter zeichneten der Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen KISA und die SASKIA Informations-Systeme GmbH gemeinsam verantwortlich. An den beiden Veranstaltungstagen konnten die Teilnehmer ein vielfältiges Themenspektrum nutzen, das praktisch alle aktuellen Fragen der kommunalen IT abdeckte.
Auf zwei besondere Schwerpunkte, die Umstellung des kommunalen Finanzwesens auf die Doppik und den mobilen Bürgerservice, ging Verbandsvorsitzender Dr. Hans-Christian Rickauer in seinen Begrüßungsworten besonders ein. „Die Umstellung auf die Doppik befindet sich auf der Zielgeraden“, betonte er. „Mit KISA und SASKIA haben Sie für die Umstellung gute Begleiter.“ Allerdings verlange die Doppik von den Kommunen aber auch große Anstrengungen, insbesondere bei der Vermögenserfassung und Inventur. Dafür ermögliche das doppische Finanzwesen den Kommunen auch viele Schlussfolgerungen für ihr Verwaltungshandeln.
Den mobilen Bürgerservice schätzte Dr. Rickauer als wichtige Zukunftstechnologie ein. „Angesichts des demographischen Wandels werden Verwaltungen an weniger Standorten zentralisiert. Damit werden die Wege zum Rathaus länger. Wir werden gehalten sein, nicht nur Online-Angebote zu machen, sondern mit den Ämtern auch auf die Bürger zuzugehen.“
Staatssekretär Dr. Wilfried Bernhardt, Beauftragter für Informationstechnologie des Freistaates Sachsen, ging in seinem Eröffnungsvortrag auf die großen Herausforderungen ein, die der demographische Wandel für die öffentlichen Verwaltungen mit sich bringt. „2020 werden im Freistaat Sachsen noch 3,7 Millionen Menschen leben, das entspricht im Vergleich zu heute einem Rückgang von zehn Prozent. Das wird dazu führen, das den Kommunen weniger Geld für die Erfüllung von Pflichtaufgaben und sehr viel weniger Geld für die freiwilligen Aufgaben zur Verfügung stehen wird. Insgesamt müssen die Verwaltungen mit weitaus weniger Mitarbeitern als heute auskommen.“ In einigen besonders stark vom demographischen Wandel betroffenen Regionen sei diese Entwicklung heute schon spürbar.
Um dieser Herausforderung zu begegnen, müssten Organisationsstrukturen gestrafft und Abläufe optimiert werden. Der passgenaue IT-Einsatz sei das Gebot der Stunde, denn nur so könne die IT- und eGovernment-unterstützte Verwaltung geschaffen werden. „Bei der Gestaltung dieser Systeme kommt es darauf an, dort zu sein, wo der Bürger ist, und im Netz so zu kommunizieren, wie er es von kommerziellen Angeboten längst gewöhnt ist.“ Eine wichtige Rolle werde in diesem Zusammenhang das elektronische Identitätsmanagement spielen.
Dr. Wilfried Bernhardt forderte die Zuhörer ausdrücklich auf, in einem künftigen sächsischen IT-Planungsrat mitzuwirken, dessen Aufgabe die Zusammenarbeit von Vertretern von Freistaat und Kommune in IT-Fragen sein soll. Künftig sollte die Möglichkeit bestehen, zwei Drittel aller Verwaltungsangelegenheiten übers Internet zu erledigen.
Das eGovernment-Angebot „Amt 24“ habe sich seit 2005 als Lebenslagenportal und Zuständigkeitsfinder etabliert und werde mit 800.000 Seitenaufrufen pro Monat stark genutzt. Künftig soll es vom Download- zum Transaktionsportal ausgebaut werden. Als neue Funktionen nannte Dr. Wilfried Bernhardt die Bereitstellung von Statusinformationen zum Bearbeitungsstand sowie die Einführung einer Zahlungsverkehrskomponente.
Damit soll der persönliche Kontakt zwischen Bürger und Verwaltung nicht unterbunden werden. Vielmehr sei die Schaffung von eGovernment-Lösungen als zusätzlicher Kanal zu sehen. „Der Bürger kann sein Anliegen auch künftig direkt bei der Verwaltung vorbringen, aber auch einen mobilen Bürgerservice oder die einheitliche Behördenrufnummer 115 nutzen“, machte Dr. Wilfried Bernhardt deutlich. „Doch ganz gleich, welchen Weg er wählt, dahinter wird immer die selbe Information stehen, die in der elektronischen Verwaltungsakte vorgehalten wird.“
Bei der notwendigen Effizienzsteigerung in der Verwaltungsarbeit führe kein Weg an der lückenlosen elektronischen Bearbeitung vorbei. Derzeit noch anzutreffende Medienbrüche dürfe es künftig nur noch in technisch begründeten Ausnahmefällen geben.
„Den Führungskräften kommt bei der Modernisierung der Verwaltungsarbeit eine Schlüsselrolle zu, hier ist ihre Vorbildrolle gefragt“, betonte Dr. Wilfried Bernhardt nachdrücklich. „Nur wenn sie die neue Technik ohne Wenn und Aber einsetzen und nutzen, ziehen die Mitarbeiter mit.“ Dass diese Maxime in der Landesregierung konsequent umgesetzt wird, spiegele sich in der Umstellung auf elektronische Kabinettsitzungen wider. Statt mit Aktenstapeln und Mappen seien die Minister und ihre Mitarbeiter nur noch mit USB-Sticks „bewaffnet“ und nutzen in der Regierungsrunde Notebooks.
Die anschließenden Workshops waren vor allem am ersten Veranstaltungstag sehr gut besucht. Auf großes Interesse stieß der Themenkomplex Doppik; kein Wunder, denn bis zum letztmöglichen Termin der Doppikeinführung am 1. Januar 2013 verbleiben nur rund eineinhalb Jahre. Kerstin Wünschmann, die Leiterin des KISA-Kompetenzcenters Doppik, betonte, dass die Doppikeinführung Chefsache sei. „Dieser Prozess stellt große Herausforderungen an das Projektmanagement, wir können Ihnen als kompetenter Dienstleister dabei helfen und Ihnen auch die notwendige Software zur Verfügung stellen – aber den Anfang müssen Sie machen.“
Unverständnis zeigte Kerstin Wünschmann angesichts der Tatsache, dass zahlreiche Kommunen und Verwaltungen mit der Doppikumstellung noch nicht begonnen haben. „Wer darauf hofft, dass die Doppik in letzter Minute noch gestoppt wird, bekommt am 01.01.2013 mit Sicherheit massive Probleme, denn es wird keinen Aufschub geben.“
Wie groß das Lager der „Doppikabwarter“ ist, zeigte Silke Brier, Referentin für Kommunale Finanzen im Sächsischen Justizministerium. „Der Trend zur spätest möglichen Umstellung hat sich verschärft“, sagte sie. „Nur 111 Kommunen und Verwaltungen planen die Umstellung bis 2012, dafür ist die Zahl derjenigen, die den Schritt zu Anfang 2013 vollziehen wollen, auf 384 gestiegen.“ Als erschreckend wertete Silke Brier, dass 15 Prozent der Kommunen bisher noch keine Projektplanung erstellt hätten. Da das Thema Doppik für eine Reihe von Mandatsträgern bisher noch kein Thema ist, sei im Justizministerium eine Informationsbroschüre erarbeitet worden, die den Stadt-, Gemeinde- und Kreisräten die Grundzüge der Doppikumstellung erläutern soll.
In weiteren Vorträgen wurden den Zuhörern insbesondere die Erfahrungen vermittelt, die bei den bisher vollzogenen Umstellungen in so genannten Frühstarter-Kommunen gesammelt worden sind. Das betraf u.a. die Tücken der Eröffnungsbilanzen, aber auch die Einführung einer zertifizierten Finanzbuchhaltung mit IFR. Auf großes Interesse stieß auch ein Praxisbericht über das Zusammenwirken von Finanzverfahren und elektronischer Ablage.
Zahlreiche interessierte Zuhörer nutzen die Workshopangebote rund um das Thema Standesamt, bei denen u.a. die neuen Funktionen in AutiSta 9.4 und ePR-Server 2.0 sowie die medienbruchfreie Datenübermittlung mit xPersonenstand erläutert wurden.
Die Vorteile der von Staatssekretär Dr. Wilfried Bernhardt in seinem Eröffnungsvortrag angesprochenen Elektronischen Verwaltungsakte spiegelten sich in mehreren Veranstaltungen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung und zum Dokumentenmanagement wider. So wurde zum Beispiel demonstriert, dass ein schlanker, durchgängig elektronischer Verwaltungsprozess beim digitalisierten Posteingang beginnt und dazu beitragen kann, die Effizient der gesamten Verwaltungsarbeit zu steigern.
Informationen zu den Vorträgen finden Sie als angemeldeter Benutzer unter folgendem Link: Vorträge
