Unter dem Titel „Elektronische Aktenführung, Vorgangsbearbeitung, Fallmanagement – Chancen für einen gemeinsamen Weg von Land und Kommunen zur flächendeckenden Verwaltungsmodernisierung“ hatte der Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen für den 4. Juni in die Fachhochschule der Sächsischen Verwaltung nach Meißen eingeladen. Die gemeinsam mit dem Sächsischen Staatsministerium des Inneren und der PDV-Systeme GmbH durchgeführte Veranstaltung stieß bei allen Teilnehmern auf großes Interesse, der Tagungsraum war gut gefüllt.
Bei seinen einführenden Worten machte KISA-Geschäftsführer Martin Schmeling deutlich, dass der im Zusammenhang mit den Festlegungen der Europäischen Dienstleistungsrichtlinie nur zu gern als Beispiel dienende „portugiesische Friseur“, der in einer sächsischen Gemeinde ein Geschäft eröffnen will, nur die eine Seite der Medaille sei. „Denken Sie auch an ihre örtlichen Handwerker und Dienstleister, für die die EU-DLR ebenso gilt und die auch von vereinfachten Verfahren und dem einheitlichen Ansprechpartner profitieren sollen.“
Herr Schmeling kündigte an, dass KISA parallel zur Schaffung einer elektronischen Vorgangsbearbeitung ein zentrales Archivsystem für die sächsischen Kommunen und Verwaltungen aufbauen werde.

Dr. Seddig, Sächsisches Staatsministerium des Inneren, verwies darauf, dass die Informationstechnologie einerseits aus der Arbeit der Verwaltungen nicht mehr wegzudenken sei. Andererseits werde jedoch der Bedarf an strukturierter elektronischer Kommunikation deutlich. Nur so könne der, durch den „lockeren Umgang mit E-Mails“ eingeschränkten Aktenmäßigkeit begegnet werden. Den Erwerb einer VISkompakt-Landeslizenz durch KISA, die alle Kunden und Mitglieder des Zweckverbandes kostengünstig nutzen können, begrüßte Herr Seddig. „Wir haben in den Rahmenvertrag mit dem Hersteller des Systems von Anfang an eine Öffnungsklausel eingebaut, um die Kommunen mit ins Boot nehmen zu können.“

Herr Götz Prusas, SAKD, informierte die Teilnehmer der Veranstaltung über Details des Rahmenvertrages. „Die Öffnungsklausel gilt für sächsische Kommunen und für juristische Personen mit kommunaler Mehrheit“, betonte er. Die von KISA erworbene Kommunallizenz ermögliche Einzellizenzen, die preislich um mindestens zehn Prozent unter den Konditionen des Rahmenvertrages liegen. Diese Konditionen seien für alle Kommunalverwaltungen – unabhängig von einer Verbandsmitgliedschaft – gleich. Die Abrechnung kann über verschiedene Preismodelle erfolgen (Kaufpreis nach Zahl der Arbeitsplätze oder Einwohner, alternativ ein jährliches Nutzungsentgelt nach Einwohnerzahl).

Herr Andreas Philipp, Accountmanager beim Hersteller des Systems, der PDV-Systeme GmbH, stellte einige Leistungsmerkmale des Verwaltungsinformationssystems vor. Er verwies in seiner Ausführung auf die Zertifizierung nach Domea und die Nutzung in kommunalen, Landes- und Bundeseinrichtungen. „Sie stehen als Nutzer nicht allein da und haben die Gewissheit, dass das System fortentwickelt wird.“
Herr Philipp umriss die Funktionalität der Web-Applikation und demonstrierte deren Arbeitsweise in Posteingang, Registratur, Aktenführung, Terminüberwachung und Archivierung, die rechtssichere Kommunikation per qualifizierter elektronischer Signatur sowie die Anbindung an Fachanwendungen per Verwaltungs API.

Über den Stand der Vorgangsbearbeitung in den Landesbehörden informierte Herr Nicol Feske, Referat IT-Strategie und eGovernment beim Sächsisches Staatsministerium des Inneren. „Beim rechtsverbindlichen Schriftgut dominieren zurzeit Papierakten, parallel existieren elektronische Akten. Bei der Veraktung kommt es zu Medienbrüchen“, erläuterte Herr Feske. Ziel der elektronischen Vorgangsbearbeitung müsse es sein, den gesamten Lebenszyklus einer Akte bis zu deren Archivierung und Langzeitspeicherung zu unterstützen. „Oberstes Gebot ist dabei die unbedingte Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns.“ Für das System VISkompakt kündigte er landesspezifische AddOns an, durch die eine Basiskonfiguration erfolge. Den Vertretern der Kommunen riet Feske zu baldiger Nutzung der neuen Vorgangsbearbeitung, riet angesichts der hohen Komplexizität der Prozesse jedoch zum schrittweisen Einstieg der Verwaltung.

Die KISA-Mitarbeiter Christin Enzmann, Jan Reinhardt und Frank Uhlig informierten in ihren sehr lebendigen Vorträgen über die Minimalanforderungen der EU-DLR, denen sich die Kommunen in diesem Jahr stellen müssen. Sie verwiesen auf die Rechtssicherheit bei der Nutzung von E-Mail und Formularen und den Einsatz elektronischer Signaturen und das von KISA angebotene „Rundum-Sorglos-Paket“ DLRkommunal.KI-SA, durch dessen Einsatz alle Nutzer in die Lage versetzt werden, bis zum Jahresende in Übereinstimmung mit den Forderungen der EU-DLR zu arbeiten. Christin Enzmann empfahl den Zuhörern, die EU-DLR nicht als Verpflichtung, sondern als Chance zur Verwaltungsmodernisierung zu sehen und machte die Bedeutung der rechtssicheren Ablage elektronischer Dokumente deutlich.
Jan Reinhardt spielte in seinem Vortrag die elektronische Gewerbeanmeldung samt qualifizierter elektronischer Signatur durch, während Frank Uhlig trotz einiger technischer Tücken die Arbeit des einheitlichen Ansprechpartners „live“ vorführte.
Unternehmensberater Rainer Ullrich, Geschäftsführer der Infora GmbH, gab in seinem abschließenden Vortrag „Die Verwaltung 2012“ einen Ausblick auf die Verwaltungsmodernisierung. Angesichts der aktuell genutzten „Hybridakten“ machte er auf rechtliche Probleme aufmerksam, die aus Verstößen gegen Registraturkonventionen resultieren. „Elektronische Dokumente sind Verfahrensbasis, aber sie werden nicht systematisch veraktet“, bemängelt er. „2012 wird die elektronische Akte zentrale Basiskomponente sein.“
Im Hinblick auf die aus der Umsetzung der EU-DLR resultierenden Vereinfachungen für Dienstleister prophezeite Herr Ullrich, dass in absehbarer Zeit auch die Bürger einen „Einheitlichen Ansprechpartner“ für ihre Belange fordern werden.