Unter dem Motto "Doppik 2013 - Der Countdown läuft" führte der Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen (KISA) für seine Mitglieder und Kunden am 26. Oktober 2009 in Schkeuditz eine Informationsveranstaltung zur Umstellung des kommunalen Finanzwesens durch. "Unser Anliegen ist es, Ihnen Wissen und Erfahrungen zu vermitteln, die Sie beim Wechsel von der Kameralistik zur Doppik unterstützen", erläuterte KISA-Geschäftsbereichsleiter Frank Schlosser. Im Hinblick auf die Stadt Schkeuditz, in dessen Kulturhaus "Sonne" die Veranstaltung zu Gast war, verwies Frank Schlosser darauf, dass die Kommune das Projekt bereits vor längerer Zeit in Angriff genommen hat. "Die Umstellung ist anspruchsvoll und hält eine Menge Stolpersteine bereit, fangen Sie rechtzeitig an, denn der Countdown für das Jahr 2013 läuft bereits."

Über die Erfahrungen mit der Doppikumstellung berichtete Jörg Enke, der Oberbürgermeister der 18.000-Einwohner-Stadt Schkeuditz. "Wir werden zum 1.1.2010 den harten Umstieg vollziehen, d.h. wir werden mit diesem Stichtag nicht nur die Doppik einführen, sondern auch die Software austauschen." Als größte Herausforderung habe sich die Erfassung des kommunalen Vermögens erwiesen. "Wir haben 900 Grundstücke, 120 Gebäude, jede Menge Straßen und Infrastruktur - es gibt wahnsinnig viel zu bewerten." Enke riet den anwesenden Bürgermeistern und Kämmerern genügend Zeit sowie Schulungen einzuplanen.
KISA-Organisationsberaterin Christin Pekarek gab den Zuhörern einen kurzen Abriss zu den rechtlichen Grundlagen der Doppikumstellung im Freistaat Sachsen, die - im Unterschied zu anderen Bundesländern - "ohne Sonderwege" erfolgt und bis zum 1.1.2013 abgeschlossen sein muss. "Die Einführung der Doppik ist nicht nur Sache der Kämmerei, sondern eine Aufgabe der gesamten Verwaltung", betonte Christin Pekarek. "Wer sie termingerecht meistern will, kommt um ein gut funktionierendes Projektmanagement nicht herum." Wichtig sei es zudem, Rechnungsprüfer und Personalrat frühzeitig in das Projekt einzubinden. Als sinnvoll schätzte sie die Nutzung von Synergieeffekten durch die Zusammenarbeit mit anderen Kommunen ein. "Das eröffnet Ihnen die Möglichkeit, z. B. externe Berater und Schulungstermine gemeinsam zu buchen und so Kosten zu sparen."

Christin Pekarek riet zur intensiven Nutzung der von KISA zur Verfügung gestellten Angebote. Zu denen zählen u. a. Beratungsleistungen, Projektpläne, Arbeitserleichterungen sowie ein Webportal für den Erfahrungsaustausch. "Allerdings sollten Sie auf keinen Fall zu lange warten. Der immer wieder zitierte 'Doppik-Bus' hat bereits Fahrt aufgenommen. Noch ist genügend Platz drin, aber wenn 2013 näher kommt, wird auch das Gedränge zunehmen."
Im Klartext bedeute das, dass die Kapazitäten von KISA und den in die Doppikumstellung eingebundenen Dienstleistern in dieser Endphase durchaus an ihre Grenzen stoßen können.
Patrick Schellenberg, Abteilungsleiter bei der B&P Gesellschaft für Kommunale Beratung GmbH, machte seine Zuhörer auf einige Fehlerquellen und Tücken im Projektmanagement aufmerksam. Für Lacher sorgte er mit seinem Hinweis auf den Bus, den KISA als Symbol für die Doppik-Einführung nutzt. "Es ist gut, dass Sie bei der Doppik auf einen Bus und nicht auf die Bahn verweisen, denn schließlich können wir uns bei diesem Vorhaben keine Verspätungen leisten." Da B&P eine Reihe von Kommunen bei der Umstellung des Finanzwesens betreut, konnte Patrick Schellenberg bei seinen Ausführungen auf eigene Erfahrungen zurückgreifen. Deren wichtigste lautete: "Der Umstellungsprozess ist zeitintensiv und nimmt mindestens zwei Jahre in Anspruch." Das werde oft unterschätzt und führe zu einer unzureichenden Projektplanung. Insbesondere der mit der Erfassung des kommunalen Vermögens verbundene Aufwand werde unterschätzt.

Wichtig sei es, bei der Projektsteuerung klare Terminvorgaben zu machen und die eingebundenen Mitarbeiter für das Vorhaben zu sensibilisieren. "Diese Termine müssen permanent abgefragt werden. Droht die Nichteinhaltung, muss das rechtzeitig signalisiert werden und nicht erst, wenn ein Termin geplatzt ist."
Doppik müsse Chefsache sein, nur dann könne ein so umfangreiches Projekt gemeistert werden, betonte Patrick Schellenberg. Im Hinblick auf die notwendige Schulung von Mitarbeitern verwies Schellenberg darauf, diese nicht "auf Vorrat" durchzuführen, sondern kurz vor dem Zeitpunkt, ab welchem die neuen Kenntnisse benötigt werden. "Liegt zwischen Schulung und Anwendung zu viel Zeit, war’s für die Katz." Auf keinen Fall dürfe die Schulung der Gemeinde- oder Stadträte vergessen werden. Um Beschlüsse für einen doppischen Haushalt fassen zu können, müssten sie diesen auch verstehen - "Und der neue Haushalt sieht anders aus als der kameralistische."
Auch Patrick Schellenberg riet den Zuhörern, durch die Umstellung im Verbund mit anderen Kommunen Kosten zu sparen und Synergien zu nutzen. "Allerdings geht das nur, wenn ihre Zeitpläne auch tatsächlich übereinstimmen."

Aufmerksame Zuhörer fand Jürgen Körner, der Amtsleiter Finanzverwaltung von Limbach-Oberfrohna. Er berichtete in seinem Vortrag über die Erfahrungen der Großen Kreisstadt bei der Umstellung des Finanzwesens und zeigte aus der Erfahrung einer bereits doppisch arbeitenden Kommune die Vor- und Nachteile des neuen Systems auf. Besonderes Interesse fanden seine Ausführungen zu den Stolpersteinen bei der Erstellung des ersten Jahresabschlusses.
Friederike Trommer, Fachreferentin beim Sächsischen Städte- und Gemeindetag, verdeutlichte in ihrem Vortrag die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Doppikumstellung und betonte nachdrücklich, dass es nicht im Ermessen der Kommunen liege, sich für oder gegen das neue Finanzwesen zu entscheiden.
An den Herausforderungen der Umstellungsphase in der Stadt Ehrenfriedersdorf ließ auch Gerald Penzel, Teamleiter Finanzwesen der SASKIA® Informations-Systeme GmbH die Zuhörer teilhaben. Auch die Stadt Ehrenfriedersdorf hat das Projekt "Doppik" als Frühstarter gemeistert und zieht nach erfolgreich erstellter Eröffnungsbilanz und erstem Jahresabschluss ein positives Fazit.